Não é de hoje que a tecnologia impacta o nosso modo de vida e trabalho. Estima-se que em 10 e 20 anos, 58,1% dos empregos no país podem desaparecer por causa da automação.
Mas automação otimiza processos e pode auxiliar servidores que já estão atuando no setor. É uma evolução tecnológica que tanto a iniciativa privada, quanto a pública não poderiam ignorar.
Entenda mais o que é automação e como aplicar no setor público.
O que é automação?
Basicamente, automação se refere à execução de tarefas e atividades a partir do uso de tecnologia, sem a necessidade de intervenção humana. Dessa forma, o uso de softwares, robótica e inteligência artificial pode agilizar e otimizar processos que antes necessitavam de uma pessoa.
No Brasil, temos um exemplo amplamente utilizado de uma ferramenta que automatizou processos que antes necessitavam da intervenção de alguém: o Portal Gov.br. Esse é um exemplo claro de automação no setor público.
Se antes a população recorria a agências bancárias para pagar multas e impostos, regularizar o CPF e quaisquer dívidas, ou até mesmo ir a cartórios para emitir certidões, hoje, o brasileiro pode fazer tudo pelo computador ou celular.
Logo, a automação vem como um bônus para o setor público, desburocratizando processos e trazendo mais liberdade ao servidor público, permitindo que ele se dedique a tarefas estratégicas, como a tomada de decisões.
Qual a diferença entre automação e automatização?
Apesar de parecerem sinônimos, existem diferenças entre os processos de automação e de automatização. Enquanto a automação se refere à aplicação de tecnologia sem intervenção humana, a automatização é a aplicação da tecnologia em tarefas repetitivas que precisam de pessoas para serem iniciadas.
Nesse sentido, a automatização pode ser vista como um passo inicial para a automação. Agora, com exemplos práticos dos dois conceitos:
Automatização
Sistema Eletrônico de Informações (SEI): A plataforma voltada para uso diário dos servidores públicos faz a gestão de processos administrativos de forma eletrônica. O sistema permitiu a digitalização de documentos, fluxo de trabalho automatizado, assinatura eletrônica, melhor controle de documentos e processos, além do acesso remoto.
Automação
Chatbots para agências governamentais: Utilizados em portais de serviços públicos para responder automaticamente a perguntas frequentes dos cidadãos, fornecer informações e orientar sobre procedimentos. Um exemplo de ferramenta que executa essa função é o Watson Assistant.
Benefícios da automação no setor público
A automação traz diversos benefícios para o setor público, transformando a forma como os serviços são prestados e otimizando o trabalho dos servidores.
Aqui estão alguns dos principais benefícios:
Aumento da eficiência operacional
A automação permite que processos burocráticos sejam executados de forma mais rápida e precisa, reduzindo erros humanos e economizando tempo. Por exemplo, sistemas automatizados podem processar grandes volumes de dados em questão de segundos, tarefa que levaria horas ou até dias para ser feita manualmente.
Servidores públicos, assim, têm a oportunidade de focar em tarefas mais complexas e estratégicas.
Melhoria na qualidade dos serviços
Com a automação, os serviços públicos se tornam mais acessíveis e de melhor qualidade. Aplicativos e plataformas online permitem que os cidadãos acessem serviços a qualquer hora e de qualquer lugar, diminuindo a necessidade de filas e deslocamentos.
Além disso, o uso de chatbots e assistentes virtuais proporciona respostas rápidas e precisas, melhorando a experiência do usuário.
Transparência nos processos
Sistemas com automação permitem um acompanhamento detalhado e transparente das atividades. Auditorias se tornam mais fáceis e garantem conformidade com regulamentos e normas.
A transparência gerada pela automação aumenta a confiança do público nos serviços prestados, pois as informações ficam mais acessíveis e rastreáveis.
Verificando a necessidade de automação no setor público
Apesar da necessidade de automação de processos e uso de tecnologia no dia a dia do servidor, é necessário verificar o porquê do uso de uma determinada ferramenta, inclusive para justificar a prestação de contas e trazer mais transparência pública a possíveis solicitações.
Aqui estão alguns passos para verificar a necessidade de automação no seu órgão:
Mapeamento de processos
O primeiro passo é mapear todos os processos operacionais do órgão. Documente cada etapa dos processos, identificando quais são manuais e quais já possuem algum nível de automatização.
Esses mapeamentos tendem a ser frequentes, visto os dados de pesquisas recentes que preveem substituições de recursos humanos por automação.
Segundo levantamento da Escola Nacional de Administração Pública (Enap), estima-se que, em 2030, mais de 53.6 mil servidores aptos a se aposentar podem ter suas atividades substituídas por automação.
Já em 2040 são mais de 68 mil e 2050, são 90 mil ocupações que podem ser substituídas por automação.
Identificação de gargalos
Analise os processos mapeados para identificar gargalos e ineficiências. Procure por tarefas que consomem muito tempo, têm alta incidência de erros ou demandam uma quantidade excessiva de recursos humanos.
Análise de custo-benefício
Realize uma análise de custo-benefício para cada processo identificado. Avalie os custos de implementar a automação em comparação com os benefícios esperados, como redução de tempo, aumento da eficiência e melhoria na qualidade dos serviços prestados.
Consulta aos servidores
Converse com os servidores que executam os processos diários. A participação dos servidores é importante para garantir que a transição para a automação ocorra de maneira harmoniosa e que todos estejam alinhados com os objetivos.
Avaliação de ferramentas tecnológicas
Pesquise e avalie as ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado que podem atender às necessidades específicas do seu órgão. Considere soluções que já foram testadas e aprovadas por outras instituições públicas, e verifique se elas podem ser adaptadas para o seu contexto.
Projeto Piloto
Antes de implementar a automação em larga escala, inicie com um projeto piloto em uma área específica. Isso permitirá testar a eficácia da automação, identificar possíveis problemas e ajustar o sistema conforme necessário. O sucesso do projeto piloto pode servir como um modelo para outras áreas do órgão.
Conclusão
Além de substituir a força de trabalho que está se aposentando, a automação também traz inúmeras vantagens adicionais. A melhoria na eficiência operacional, a redução de custos e o aumento da transparência são apenas alguns dos benefícios.
Ferramentas como chatbots e gestão de documentos digitais exemplificam como a automação pode transformar a prestação de serviços públicos, tornando-os mais acessíveis e confiáveis para a população.
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