mANUAL de Compliance
Prezados(as),
A Mtec/Microtécnica é uma empresa inovadora, que desde 1985 atua no segmento de tecnologia, tendo
sido pioneira no segmento de locação de equipamentos de TI na capital federal. No decorrer de
sua história a empresa foi ampliando suas frentes de atuação e crescendo exponencialmente,
alcançando outros segmentos. Esse sucesso só foi possível pela conduta dos diretores, que se
pautaram sempre nos valores de inovação, ética e honestidade. Pensando nestes valores
fundamentais, a Microtécnica estabelece esse Manual de Compliance, que foi pautado em cima
dos nossos valores:
1. Priorize sempre uma experiência
extraordinária para o cliente!
2. Faça o correto, seja íntegro e honesto.
3. Pense e aja como dono da empresa.
4. Não aceite resultados medíocres,
jogamos para ganhar!
5. Tome decisões com base em dados,
não em achismos.
6. Seja um profissional exemplar!
7. Aja rápido, não deixe para depois.
8. Inove diariamente, somos uma empresa
de tecnologia.
9. Ame feedback e agradeça por eles.
10. Estude e aprenda, sempre!
Na indução desses preceitos, estabelecemos as nossas ações de Compliance e Integridade:
Realizamos ações de fortalecimento e divulgação do Código de Compliance e Integridade;
estabelecemos políticas, normas e procedimentos; avaliamos os riscos das operações da
Empresa; e promovemos um relacionamento ético com as partes interessadas (steakholders).
Acreditamos e praticamos o princípio de que para conquistar mercados é necessário aliar a
competência aos nossos fortes valores éticos.
A Microtécnica, além das suas atividades empresariais, possui o compromisso social corporativo
de fortalecer a transparência e a ética e colaborar para uma sociedade mais equitativa e justa.
Sendo assim, a Microtécnica apresenta aos seus parceiros e ao público em geral uma nova edição
do seu Manual de Compliance.
Orientamos a todos os parceiros a leitura e a aderência às regras disseminadas por este manual.
Contamos com o empenho de todos em mais esse compromisso com a transparência pública e
com a ética.
01 INTRODUÇÃO
A Microtécnica, como toda empresa moderna, possui uma estrutura de Governança
adequada e que proporciona segurança às suas operações. Essa estrutura
conjuga conceitos, metodologias e ferramentas propicias à construção de um
ambiente onde os principais riscos associados aos negócios são minimizados.
A Lei nº 12.846/2013 trouxe importantes contribuições, especialmente acerca da
responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas (empresas) pela
prática de atos de corrupção contra a administração pública, nacional ou
estrangeira, em consonância com o pacto internacional firmado pelo Brasil. É
imperativo que as Empresas Públicas sigam esse marco regulatório imposto pela
legislação.
O controle da Governança e a transparência das atividades deixou de ser uma
opção e se transformou em parte fundamental de um Modelo de Negócios sustentável.
Na busca desse ambiente controlado, a Microtécnica vem utilizando as
seguintes metodologias e ferramentas, integrantes do seu Programa de Integridade:
• Auditoria Interna – por meio das suas auditorias e avaliações da governança, dos riscos, dos registros
e controles contábeis e financeiros;
• Gerenciamento de riscos – por meio de avaliações e controles rotineiros dos riscos que impactam
nos objetivos estratégicos e nos principais processos que permeiam as operações da Empresa;
• Conformidade e Controles Internos – por meio de ações pontuais de avaliação e monitoramento
da efetividade dos controles internos que mitigam os riscos e atribuem conformidade às operações
da Empresa;
• Ética, Conduta e Integridade – por meio de um código de conduta, instituído e formalmente
aprovado, válido para todos os níveis hierárquicos da Empresa;
• Compliance – por meio do estabelecimento de regras padronizadas de comportamento, auxiliando
no desenvolvimento de um ambiente favorável ao cumprimento dos marcos regulatórios e
das normas relacionadas a princípios e valores;
• Jurídica – por meio da identificação e interpretação de leis que impactam os negócios;
• Gestão de Pessoas – por meio da busca do equilíbrio entre os empregados/parceiros e o contexto
no qual a Empresa está inserida, alicerçando a satisfação das partes na busca pelo atingimento
dos objetivos estratégicos; e
• Contábeis – atuando como uma importante ferramenta de apoio à decisão no planejamento das
ações que buscam o atingimento de melhores resultados.
A conjugação dessas metodologias e ferramentas possibilita que a Microtécnica realize as suas
atividades com transparência e responsabilidade.
02 CONCEITUAÇÃO
As regras de Compliance buscam sistematizar, no
âmbito das empresas, o desenvolvimento de uma
cultura favorável à disseminação e ao cumprimento da
legislação e das normas e regras em vigor. Assim, o
Compliance fomenta o respeito às normas e políticas,
bem como padroniza comportamentos éticos,
considerados aceitáveis nas empresas. Estar “em
Compliance” significa ter respeito e aderência à
legislação, normas e regras, demonstrando consciência
empresarial e responsabilidade social.
03 PROPÓSITO
O presente Manual tem como propósito formalizar e disseminar as Regras de
Compliance da Microtécnica e divulgar o entendimento da Empresa sobre
assuntos considerados sensíveis. A formalização dessas regras de “boas práticas”,
padronizando e orientando procedimentos corporativos, contribuirá para:
• minimizar a exposição de riscos à imagem da Empresa e dos parceiros;
• padronizar o relacionamento com clientes e fornecedores;
• definir regras claras, condizentes com a responsabilidade social corporativa da
empresa; e
• orientar os parceiros, quando no exercício das suas atividades profissionais,
sobre a postura considerada adequada pela Empresa, em situações que
envolvam assuntos sensíveis.
Esse conjunto de “boas práticas” alicerça os valores que a Empresa considera
corretos, pois existem alguns assuntos que, devido à sua natureza, são separados
por uma tênue linha entre o que é legal e o que é legítimo.
04 REGRAS DE COMPLIANCE
A Microtécnica considera que as boas práticas abaixo são orientadoras para uma
postura adequada aos seus valores em situações que envolvem assuntos sensíveis:
4.1 – Percepção aos riscos
Cabe a cada parceiro, assegurar a redução de riscos em função da melhoria dos
processos e controles, a fim de proteger a Empresa e seus clientes.
Cabe, ainda, aos parceiros conhecer os níveis de risco de suas atividades, conhecer o
conjunto de normas e regulamentos internos sobre o assunto e manter os controles
requeridos nas suas atividades, em nível adequado.
Na gestão de ativos da Empresa, nenhum empregado ou parceiro,
independentemente da posição, título ou função, pode processar sozinho uma
transação, do seu início à sua conclusão.
Quando aplicável, os trabalhos realizados devem conter a assinatura e a
identificação dos funcionários/parceiros envolvidos no processo. É vedado o
acatamento de instruções verbais de clientes ou empregados, de nível hierárquico
mais alto ou não, que conflitem ou ignorem condições formalizadas por normas e
documentos instituídos.
4.2 – Código de Ética, Conduta e Integridade
Todos os empregados/parceiros devem se assegurar do completo conhecimento
do Código de Compliance da Microtécnica e de todas as normas e
regulamentações às quais a empresa está sujeita.
A Microtécnica está comprometida com elevados padrões de conduta e
comportamento, adotados por seus empregados e parceiros no desempenho de
suas atividades funcionais, dos quais se espera o pleno cumprimento.
Para maximizar o alinhamento a esta visão, adotamos o padrão ético instituído
no Código, que é o documento formal, de referência institucional, para a conduta
pessoal e profissional de todos os parceiros e empregados, independentemente
do cargo ou função que ocupem.
Ele tem como propósito estabelecer um comportamento ético pautado em
valores compartilhados por todos, reduzindo a subjetividade das interpretações
pessoais sobre princípios morais e éticos. Este padrão ético fornece um conjunto
mínimo de regras de conduta a serem seguidas pelos membros.
4.3 – Atividades não lícitas
Lavagem de dinheiro é a prática criminosa que consiste em converter ou
transformar bens ou dinheiro, obtidos com prática de atividades ilícitas, em
capitais aparentemente lícitos ou, ainda, prover recursos legais a serem utilizados
com propósitos ilícitos, mediante colocação de tais bens ou dinheiro no sistema
financeiro.
A Microtécnica entende que a melhor forma de contribuir para a prevenção deste
crime é estabelecer políticas e procedimentos que impeçam que seus produtos e
serviços sejam utilizados para tais atividades.
A Empresa possui o compromisso de identificar, analisar e comunicar às
autoridades competentes sobre quaisquer propostas e operações que possam
representar indícios de lavagem de dinheiro.
Nesse sentido, no resguardo do interesse público e das boas práticas, a
Microtécnica proíbe a realização de pagamentos para intermediários e/ou
terceiros que não seja o parceiro cadastrado no banco de dados da empresa,
sejam estas pessoas físicas ou jurídicas.
4.4 – Corrupção
Corrupção é a disposição de agir de maneira desonesta em troca de dinheiro ou
benefício pessoal. Infelizmente, se trata de um aspecto antigo do
comportamento humano. Em razão disso, pode ser tarefa fácil se esquecer dos
danos ocasionados por essa prática.
Pelo uso de poder ou posição hierárquica na organização, os agentes são capazes
de criar um ambiente de concorrência desleal que prejudica a inovação e mina a
integridade.
. No passado, a maioria da legislação antissuborno focava apenas o suborno
governamental. Todavia, a aprovação da Lei 12.486/2013 (Lei Anticorrupção)
possibilitou a penalização de empresa privada por conduta nociva aos princípios
morais e éticos. Esses princípios são igualmente aplicáveis aos setores privado e
público.
A prática de atividades corruptas é criminosa e inadmissível no âmbito da
Microtécnica.
4.5 – Pagamentos de facilitação
O Pagamento de Facilitação é um benefício concedido com o fito de acelerar um
serviço rotineiro, que o agente pagador já esteja legalmente em condições de
recebê-lo.
O grupo Microtécnica proíbe a prática de Pagamentos de Facilitação, pois os
considera uma forma de corrupção.
São considerados pagamentos de facilitação: obter vantagens ilegais no
processamento de documentação governamental, emissão de licenças ou
autorizações, liberação de mercadorias na alfândega/aduana e obtenção de
proteção adequada da polícia.
Em relação ao Pagamento de Facilitação, as instruções para evitá-lo são:
• na dúvida, não faça ou não pratique atos que possam resultar em
contratações e, por consequência, em pagamentos que possam ser
mal interpretados; e
• jamais faça vista grossa ou tente disfarçar esse tipo de pagamento
alegando outras intenções, pois as penas para quem o disfarça são
tão pesadas quanto as penas para quem o pratica.
Cuidado:
Problemas específicos tendem a surgir com a movimentação de mercadorias nas fronteiras, portos ou
aeroportos. Se você encontrar qualquer problema em relação ao desembaraço aduaneiro de mercadorias ou
atrasos significativos no processo, consulte imediatamente o setor responsável por essa atividade na
empresa, o Departamento de Apoio aos Negócios.
4.6 – Utilização de Intermediários
A corrupção pode ocorrer quando empresas usam terceiros como intermediários
dos negócios com empresas ou governos.
As leis que inibem a corrupção nem sempre fazem diferenciação entre atos
realizados por colaboradores, representante ou terceiros.
Por este motivo é necessário assegurar que a Microtécnica somente realizará
operação comercial com intermediários que utilizem os mesmos padrões de
conduta nos negócios que o Grupo Microtécnica.
Vale ressaltar que a utilização de representantes comerciais que assessorem a
Empresa na obtenção de vendas ou pedidos, com o objetivo de facilitar
apresentações, negociar com clientes, efetuar pesquisa de mercado ou fornecer
qualquer outra assistência à função de vendas, é legitimo e providencial para a
Empresa.
Igualmente lícito são os representantes comerciais que ajam em nome da
Empresa como prestadores de serviços ou autônomos, em território definido, e
que interajam em nome da Empresa com representantes de governos.
A Microtécnica entende que o empregado responsável por contratar, remunerar
ou trabalhar com um intermediário coberto por nossas políticas, deverá:
• possuir uma base sólida e documentada para confiar no
intermediário; e
• tomar as medidas necessárias para monitorar e prevenir conduta
inadequada e, quando apropriado, treinar o intermediário. Ou seja,
reduzir a possibilidade de ocorrência de eventos de risco à imagem
da Empresa.
4.7 – Risco do Negócio
Ao usarmos o termo “risco” para os negócios nos referimos ao fato de que as
previsões efetuadas para um empreendimento podem não ocorrer como
planejadas.
É preciso ter em mente que a percepção do risco de insucesso não pode
funcionar como algo que paralise as iniciativas e os novos empreendimentos.
Pelo contrário, tem de ser visto como algo importante a ser delineado para que
seus aspectos adversos possam ser combatidos ou minimizados e, assim, se
consiga efetivamente alcançar os objetivos traçados.
Ignorar os riscos não aumentarão as chances de que a negociação venha a ser
realizada.
Elaborar o Estudo de Viabilidade para um novo negócio, por exemplo, é uma
primeira oportunidade de reduzir o risco de ter resultados desfavoráveis. Nesse
contexto, devem ser identificadas as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades
mais importantes para reduzir as incertezas que possam impactar ou, até
mesmo, inviabilizar o negócio.
A elaboração desse estudo poderá ser feita de diversas formas, como por
exemplo: pesquisas na internet ou por meio de Due Diligence.
A Due Dilligence é um processo que visa obter toda a informação necessária à
operação, tornando transparentes os riscos envolvidos. Ela evita que riscos
ocultos permaneçam desconhecidos e, consequentemente, possam ser tratados.
Portanto, todos devem verificar a saúde financeira do órgão e a fonte de recurso
específicas para cada negócio, e metodologicamente certificar-se de que foram
avaliados os riscos e planejadas alternativas de emergência, para a sua
contenção, antes de se firmar um Contrato ou uma Proposta e Aceitação de
fornecimento.
4.8 – Pagamentos a Pessoas Jurídicas
Pagamentos em geral devem ser legítimos e executados por transferências
bancárias ou depósitos bancários.
Os pagamentos a Pessoas Jurídicas serão realizados somente mediante a
emissão de Nota Fiscal de Serviço em nome de pessoa jurídica.
É vedado, no âmbito da Microtécnica, realizar pagamentos a intermediários ou
terceiros, mesmo que indicados por prestadores de serviços e parceiros.
Todos os pagamentos realizados deverão ser diretos, transparentes e realizados
no estrito cumprimento da legislação.
Não são admitidos pagamentos ilegítimos, ilegais ou em desconformidade com
a legislação.
Os pagamentos somente serão realizados, mediante a apresentação de títulos de
créditos válidos que tenham sido processados e certificados de acordo com as
normas estabelecidas no âmbito da Microtécnica.
4.9. – Regra para Mapeamento de Oportunidades
Todos os processos exigem mapeamento da oportunidade, onde o parceiro
deverá encaminhar as principais informações para a empresa realizar a gestão de
risco da negociação/ análise de viabilidade.
As solicitações de mapeamento devem ser enviadas para:
• oportunidade de Adesão: arp@microtecnica.com.br
• oportunidade de Projeto: cotacao@microtecnica.com.br
Informações obrigatórias para o mapeamento da oportunidade:
• CNPJ do órgão;
• Modelo(s) e quantidade(s) do(s) equipamento(s) desejados;
• Fonte do recurso.
• Nome, e-mail e telefone do contato no órgão.
Mapeamento é valido apenas para o CNPJ e o(s) produto(s) informado(s) pelo
Parceiro.
Vale ressaltar que todas as oportunidades mapeadas precisam ser atualizadas no
período máximo de 15 (quinze) dias, após esse prazo sem atualização do
processo, a empresa se resguarda no direito de cancelar o mapeamento.
Não haverá qualquer comissionamento caso a oportunidade seja cancelada.
4.10 – Regra de Comissionamento
O repasse do comissionamento do representante somente será realizado após o
departamento financeiro da Microtécnica identificar que o pagamento do órgão
e realizar a baixa da Nota Fiscal.
O percentual de comissionamento será definido por oportunidade, com base no
custo do produto na data da cotação e análise de viabilidade.
Todavia, esse percentual será informado junto do feedback de viabilidade, ou
seja, antes de qualquer ação ativa no cliente, ficando resguardado ao parceiro o
direito de escolha em seguir ou não com a oportunidade junto à Microtécnica.
Na análise de viabilidade as seguintes informações serão consideradas:
• Histórico de compras;
• Tempo de pagamento do órgão aderente;
• Análise da fonte de recurso;
• Tempo de envio do empenho;
• Preço de compra junto aos fornecedores;
• Disponibilidade de equipamento;
• Frete.
O valor de repasse final da comissão poderá ser reajustado de acordo com a
pontualidade de pagamento do órgão. Por exemplo:
A Microtécnica acordou com parceiro o repasse de 3% (três por cento) de
comissão caso o pagamento realizado pelo órgão ocorra em até
40(quarenta) dias. Caso o órgão não quite a NF dentro dos 40 (quarenta)
dias, o comissionamento sofrerá os seguintes ajustes:
• Reduz para 2% se o pagamento for realizado de 41d a 70d do
faturamento da NF;
• Reduz para 1% se o pagamento for realizado de 71d a 90d do
faturamento da NF;
• E após 90 dias da NF em aberto, não haverá comissionamento.
O percentual e o prazo de pagamento do órgão variam para cada oportunidade
mapeada.
4.11- Obrigações dos Parceiros
É de responsabilidade dos parceiros da Microtécnica:
• Cobrança do envio dos ofícios de anuência, tanto para a empresa
como para o órgão gerenciador da ata;
• Cobrança do envio do empenho;
• Atualização do status da negociação junto ao cliente;
• Cobrança dos pagamentos.
Os pagamentos de comissões serão realizados todo dia 15.
• Para que o pagamento seja realizado no mês vigente, a NF
necessita ser emitida e enviada para o e-mail
arp@microtecnica.com.br até o dia 10. Notas Fiscais emitidas e
enviadas após dia 10, serão pagas no mês subsequente.
4.12- Obrigações da Microtécnica
A Microtécnica disponibilizará mensalmente listagem de todas as principais atas
de registro de preço disponíveis para adesão.
A Microtécnica encaminhará os dados para os parceiros emitirem as notas fiscais
em até 72h (setenta e duas horas) após identificação de pagamento e baixa da NF
emitida para o órgão aderente.
Os pagamentos de comissões serão realizados todo dia 15.
Para que o pagamento seja realizado no mês vigente, a NF necessita ser emitida
e enviada para o e-mail arp@microtecnica.com.br até o dia 10. Notas Fiscais
emitidas e enviadas após dia 10, serão pagas no mês subsequente.
4.13 – Das Penalidades
O descumprimento das normas previstas no presente documento, implicará na
aplicação de penalidades de acordo com a gravidade do caso, que pode ser de
perda de comissionamento, exclusão do quadro de parceiros/representantes,
bem como acionamento judicial para indenização por possíveis prejuízos
causados para a organização e sua imagem.
4.14 – Lista de Perguntas que Você Deve Fazer a si Mesmo
Sempre que tiver dúvida acerca de como proceder em relação a uma situação,
você deve se fazer as seguintes perguntas:
• Outras pessoas podem saber sobre esta proposta recebida?
• Seu contato/parceiro de negócios tem uma reputação obscura?
• Você será capaz de evitar o envolvimento com meios ilegais se
prosseguir com o negócio?
• Você ainda será capaz de tomar decisões independentes se
prosseguir com o negócio?
• Você ousará contar ao seu superior hierárquico?
• Você tem alguma razão para não divulgar uma transação?
• Você tem dúvidas sobre a legalidade da transação?
