Qual o papel da empresa licitante?

Quando o assunto é Licitação, é fácil perceber o destaque dado ao papel desempenhado por agentes públicos. E não poderia ser diferente, pois são esses os profissionais responsáveis pela condução do processo, que abarca parte significativa dos recursos públicos, nas mais diversas contratações, que vão desde aquisição de simples materiais de expediente, até a construção de uma usina hidrelétrica com tecnologia de última geração.

Parece não haver dúvidas sobre a relevância desse papel, assim como do grau de responsabilidade imposto aos agentes de contratação, em especial após o advento da Nova Lei de Licitações (NLL), que incorporou a seu texto diversos mecanismos com vistas à obtenção de resultados cada vez mais satisfatórios nas contratações públicas.

Como sabemos, se de um lado o resultado exitoso depende de um conjunto de ações correlacionadas da Administração Pública, desde a fase preparatória, passando pela escolha do fornecedor, até a gestão e fiscalização dos contratos, de outro, cumpre ao particular a primordial tarefa de executar o objeto contratado, sem a qual o interesse público não será alcançado.

Nesse contexto, buscamos aqui explorar algumas atribuições básicas da iniciativa privada. Como ponto de partida, temos o conhecimento da legislação. Vale lembrar que as normas regentes do processo licitatório são impostas para os dois lados, ainda que com implicações distantes. Por tal motivo, é primordial que o particular conheça o conjunto de regras a qual está submetido.

E não se trata apenas da Lei Geral, no caso a Lei nº 14.133/2021, mas também das normas regulamentadoras, como leis estudais, decretos, instruções normativas, dentre outras. Vejamos, por exemplo, as contratações de serviços terceirizados no âmbito da Administração Pública Federal, cujos pressupostos mais relevantes são definidos pela Instrução Normativa nº 5/2017, de autoria do então Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

O conhecimento da jurisprudência e da doutrina também se mostram fundamentais, na medida em que promovem interpretação e definem balizas de aplicação das normas. Basta lembrarmos da relevância das decisões do Tribunal de Contas da União (TCU), que serviram de base para incrementos da NLL, como o planejamento das contratações e critérios de habilitação técnica.

Com efeito, ainda que o TCU, na área de Licitações e Contratos Administrativos, seja provavelmente a fonte de pesquisa mais utilizada, não podemos esquecer dos Tribunais de Contas Estaduais e os Tribunais de Contas Municipais, estes em número bastante reduzido. As decisões de autoria do Poder Judiciário são igualmente relevantes e devem integrar a base de conhecimento das empresas.

De outro lado, é necessário o desenvolvimento das competências técnicas, para a participação nos certames. Isso envolve a identificação das oportunidades, a correta análise dos editais de licitação e a elaboração da estratégia de disputa. Não basta, portanto, apenas saber operar as plataformas de compras.

Independentemente do porte da empresa e da quantidade de profissionais que atuam no Setor de Licitações, recomenda-se a definição objetiva das rotinas de trabalho, de forma que os atores envolvidos saibam as tarefas que devem realizar.

A título de ilustração, apresentamos fluxograma básico de trabalho:

Criação de acervo documental, preferencialmente digital, que contenha a íntegra das tratativas com a Administração Pública. Esse repositório deve ser composto, portanto, pelo edital de licitação e seus anexos, respostas aos pedidos de esclarecimentos, ata do processo licitatório, contrato, ofícios e suas respectivas respostas, termos de recebimento provisório e definitivo, dentre outros.

O objetivo principal é manter o histórico completo dos atos que compõem o processo licitatório, que permita o acesso a qualquer momento. Vale lembrar que os contratos administrativos são submetidos à verificação por Órgãos de Controle Interno e Externo, que podem implicar as empresas, situação na qual o acervo documental será imprescindível na manifestação ou defesa da licitante.

Controle redundante de prazos, a partir de calendário virtual a ser compartilhado e de livre visualização para todos os colaboradores envolvidos no processo licitatório como forma de manter a atualização dos documentos de habilitação, bem como assegurar o cumprimento tempestivo das obrigações assumidas, tal qual a apresentação da garantia do contrato e a entrega do objeto da licitação, para citarmos alguns.

Como sugestão, podemos considerar a seguinte forma de controle:

• Inserções na COR VERDE para os eventos cujos prazos ainda não tenham alcançado grau de criticidade relevante;
• Inserções na COR AZUL para os eventos cujos prazos tenham alcançado grau de criticidade intermediária;
• Inserções na COR VERMELHA para os eventos cujos prazos já tenham alcançado grau de criticidade relevante, especialmente nos seguintes casos: (i) data de vencimento das certidões e documentos de habilitação; (ii) data da sessão de abertura dos certames licitatórios; (iii) data de entrega dos produtos e serviços contratados/empenhados; (iv) data limite para apresentação de pedidos de esclarecimentos, impugnações, recursos administrativos e contrarrazões; (v) datas referentes ao cumprimento de quaisquer obrigações contratuais.

O apoio técnico especializado também se mostra de grande valia, haja vista que a participação em processos licitatórios decorre de atuação multidisciplinar. Assim, em complemento aos aspectos de ordem comercial, que visam permitir a oferta preços competitivos, o suporte nas áreas jurídica, contábil e financeira se mostra vital na tomada de decisões.

A boa notícia é que, dado o número crescente de oportunidades de negócios com a Administração Pública, as empresas dispõem dos mais variados tipos de serviços de assessoramento, mesmo aquelas de menor porte, como forma de suplantar suas limitações e agregar valor a suas atividades.

Não menos relevante é a capacitação da equipe técnica. É sabido que o processo licitatório passa por constantes mudanças, sejam elas legislativas, jurisprudências e operacionais, que implicam na necessidade de atualização dos profissionais envolvidos.

Por fim, não devemos esquecer que o processo licitatório pode representar um divisor de águas para empresas de praticamente todos os seguimentos. O sucesso nessa empreitada, contudo, depende do efetivo planejamento e profissionalização da licitante, sob pena de se tornar uma mera coadjuvante da disputa.

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Raphael Anunciação

Professor da Escola Superior da Advocacia (ESA) da OAB/DF - desde 2013, advogado graduado pela Universidade de Brasília (UnB) e mestre em Direito Constitucional pelo Instituto Brasiliense de Direito Público (IDP). Especialista em Licitações e Contratos Públicos, também é membro do Grupo de Trabalho da OAB destinado à análise do tema da modernização da Lei de Licitações e Contratos.